Som merkebruker av Nyt Norge skal virksomheten kunne dokumentere at kravene i merkeordningen blir fulgt. Ekstern revisjon skal kontrollere dette, men også bidra til at det er tydelig hva virksomheten skal følge opp før og etter revisjonen.
1. Før ekstern revisjon
Før revisjonen er det lurt å logge inn på «minside.ksl.no» i revisjonsdatabasen og kontrollere at opplysninger om virksomheten er oppdatert. Sørg også for at relevant dokumentasjon og rutiner er tilgjengelige når revisor kommer.
Hva som blir kontrollert, avhenger av virksomheten og hvilke Nyt Norge-merkede produkter dere har.
2. Dette skjer under ekstern revisjon
Revisor går gjennom virksomheten og relevant dokumentasjon sammen med dere og kontrollerer at kravene for Nyt Norge blir fulgt. Dersom revisor finner forhold som ikke oppfyller kravene, registreres disse som avvik. Eventuelle funn og avvik gjennomgås med dere etter revisjonen.
3. Ny «minside.ksl.no» – bedre oversikt over hva dere skal gjøre
Fra 21. september har revisjonsdatabasen fått nytt utseende og en tydeligere oversikt over oppgaver, frister og avvik. Målet er at dere raskere skal kunne se hva som krever oppfølging, hva neste steg er og hvilke frister som gjelder.
- Her finner dere en oversikt på dine Åpne avvik med frister
- Her ser dere en liste over neste revisjon.
- Denne boksen viser de ordninger du har – dette kan være KSL, Lokalmat.no, merkebruker av Nyt Norge eller Spesialitet.
- Her finner du en komplett liste over dine avvik.
- Her finner du mer veiledning og hjelp.
4. Hvis dere får avvik – slik følger dere dem opp
Et avvik betyr at et krav ikke var oppfylt på revisjonstidspunktet. Avvikene graderes etter hvor alvorlige de er: mindre alvorlig, vesentlig eller kritisk. Graderingen gjør det enklere å se hva som bør følges opp først.
Mindre alvorlige avvik kan dere rette og lukke selv. Vesentlige og kritiske avvik må dokumenteres og sendes til revisor, og er først lukket når revisor har godkjent dokumentasjonen.
Hovedregelen er enkel:
RETT OPP → DOKUMENTER → LUKK / SEND INN
5. Slik graderes avvik
Avvik etter ekstern revisjon graderes etter hvor alvorlige de er. Graderingen gjør det tydeligere hva dere må gjøre, hva som må dokumenteres og hvordan avviket blir lukket.
- Mindre alvorlig – Gul: Dere retter avviket, dokumenterer og lukker det selv. Revisor kan kontrollere lukkede avvik gjennom stikkprøver.
- Vesentlig – Oransje: Dere retter avviket og laster opp dokumentasjon. Avviket er først lukket når revisor har vurdert og godkjent dokumentasjonen.
- Kritisk – Rød: Krever rask oppfølging og dokumentasjon. Revisor skal godkjenne lukkingen, og det kan også være nødvendig med et digitalt møte der dere viser at avviket er rettet.
Kort sagt: Jo mer alvorlig avviket er, desto tettere blir oppfølgingen fra revisor.
Trenger dere mer tid eller hjelp?
Hvis dere trenger mer tid til å rette et avvik, kan dere be om fristforlengelse i revisjonsdatabasen. Dersom revisor ikke godkjenner dokumentasjonen, får dere beskjed om hva som mangler og kan sende inn ny eller bedre dokumentasjon.
God og dokumentert oppfølging gjør det tydelig at kravene blir fulgt, og bidrar samtidig til å styrke troverdigheten til Nyt Norge og tilliten til merkeordningen.